Vraag het magazine over onboarding aan
Boordevol inspiratie, tips en voorbeelden
Een inwerkprogramma in de zorg is veel meer dan slechts een administratieve procedure waarbij afvinklijstjes om de oren van nieuwe medewerkers vliegen. Want elke afdeling heeft zijn eigen prioriteiten. Veel zorgorganisaties willen van deze statische lijstjes af, maar hoe dan?
Hoe gaan we van belangrijke vinkjes naar een gastvrij inwerkprogramma in de zorg waar de behoefte van medewerkers prioriteit wordt? Ontdek uit welke fasen een goed inwerkprogramma in de zorg bestaat.
Een inwerkprogramma, ook wel onboardingprogramma, draait om het verwelkomen en zachtjes laten landen van nieuwe collega’s. Klinkt logisch. Maar in de praktijk blijkt dat het welkom vaak iets warmer kan. Er komt te veel informatie op de nieuwe medewerker af en er is te weinig persoonlijk aandacht voor de behoeften van de medewerker. En dat dit niet altijd gebeurt is echt niet gek, want hoe zorg je voor een gastvrij welkom als iedereen in de zorg al op z’n tenen loopt?
De eerste periode is cruciaal voor een zorgmedewerker om te beslissen of de nieuwe baan bij degene past. Een goed inwerkprogramma in de zorg zorgt ervoor dat de zorgmedewerker een goede eerste indruk krijgt van de organisatie, het team en de cliënten.
En die eerste indruk kan zelfs al beginnen voordat diegene zijn of haar handtekening heeft gezet. Laat bijvoorbeeld een kandidaat een ochtend meelopen met een medewerker en ga vervolgens met elkaar in gesprek wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Op die manier begin je echt met een transparante start.
Een goed doordacht inwerkprogramma in de zorg is van onschatbare waarde is voor nieuwe medewerkers én de zorgorganisatie. Om een inwerkprogramma goed in te richten is het heel belangrijk om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Begin allereerst met het in kaart brengen van de behoeften van zorgmedewerkers en de zorgteams en ga vervolgens kijken hoe je als stafafdeling (HR, communicatie of L&O) de medewerkers zo goed mogelijk op de werkplek kan faciliteren.
Ook bij Educared hanteren we de drie welbekende fasen voor inwerkprogramma’s in de zorg: preboarding, onboarding en postboarding. Elk heeft een andere focus, maar zijn net zo belangrijk! Meestal hoor je dat deze fase 100 dagen duren, maar dat kan net zo goed 9 maanden zijn. Afhankelijk van de doelgroep, de organisatie en de behoeften.
In elke fase wordt de basis gelegd voor een positieve werkrelatie en zijn belangrijke taken weggelegd voor recruitment, HR, communicatie en L&O. Zoveel afdelingen? Ja, vaak wel. Als je het goed ingericht wilt hebben.
Het inwerken van een nieuwe medewerker/collega in de zorg begint dus al vóór de officiële start van een nieuwe medewerker. Dit noemen we de preboardingfase.
Bij Educared ondersteunen wij vaak zorgorganisaties met het inrichten van inwerkprogramma’s vanaf het moment dat de medewerker de handtekening heeft gezet op de arbeidsovereenkomst. Vanaf hier gaan we de medewerker zoveel mogelijk boeien, zodat de medewerker zich welkom voelt en uitkijkt naar de eerste werkdag.
Je geeft de nieuwe medewerker het vertrouwen de goede keuze te hebben gemaakt. Bovendien verstrek je informatie die noodzakelijk is om te weten als nieuwe medewerker, voordat de eerste werkdag zich aandient. Zo voorkom je vervelende verrassingen en gaat de nieuwe medewerker met vertrouwen de eerste werkdag tegemoet.
De fase vanaf de eerste werkdag noemen we ‘onboarding’. Dit is een periode van meerdere weken tot ongeveer drie maanden waarin de nieuwe medewerker actief wordt begeleid in zijn nieuwe functie. Deze fase staat in het teken van het leren kennen van directe collega’s, de werkwijze bij de cliënten, de organisatie (zowel de structuur, cultuur en processen) en de functie. Begeleiding is hier echt het sleutelwoord. Begeleiden in het vinden van de juiste informatie en persoonlijke begeleiding.
Want deze fase staat ook in het teken van de medewerker zelf: ‘Wat is mijn rol?’, ‘Wat wordt er van mij verwacht?’ en ‘Wat mag ik van de organisatie verwachten?’.
Zodra de nieuwe werkomgeving vertrouwd begint aan te voelen en de medewerker steeds zelfstandiger wordt, begint de postboardingfase. Hier is het zorg om de nieuwe medewerker aan de organisatie te binden en te kijken naar het heden en de toekomst.
Hier staat informatieoverdracht minder centraal, maar wel de rol en de behoefte van de medewerker. Wat heeft de medewerker nog nodig om goed zijn of haar werk te kunnen doen, wat mist diegene of wat valt diegene op? Hier begint echt de duurzame medewerkersreis. Vooral leidinggevenden kunnen hier een cruciale rol in vervullen.
Vooral in de onboardingfase heb je veel feitelijke informatie die je wilt delen als zorgorganisatie. Denk aan alle systemen die de zorgmedewerker moet weten en kennen, de verschillende protocollen, de visie van de organisatie, HR-procedures zoals verlof of (zorg)thema’s die extra toe- of uitgelicht moeten worden. En ga zo maar door.
Te vaak zien we dat deze informatie verzameld wordt in een ellenlang personeelshandboek of een pagina op intranet waarin je kan doorklikken. De medewerker moet dan maar zelf uitvinden en de tijd nemen om te bepalen welke informatie wanneer van belang is. En dan hebben we het nog niet eens over de wijze hoe de informatie wordt gepresenteerd. Vaak is dit erg tijdrovend en taai om door te nemen; met als resultaat dat medewerkers het niet doen of het niet goed onthouden. Zorg dat je informatie daarom op het juiste moment in de juiste vorm aanbiedt.
Lees meer over het faseren van informatie
Als je je inwerkprogramma voor zorgmedewerkers gaat samenstellen, zorg dan dat je de fasen invult op basis van de behoeften van voornamelijk zorgmedewerkers. Vanuit die behoefte kijk je welke informatie, wanneer nodig is én kijk je hoe je die informatie wilt presenteren. Worden er vaak vragen gesteld aan HR over het salarisstrookje? Misschien is het dan handig om dit in een interactieve microlearning of infographic uit te leggen. Dan is het voor de medewerker direct duidelijk en HR krijgt minder vragen. Een win-win.
Bekijk eens onze projectpagina waarin we verschillende onboardingprogramma’s kort uitlichten. Dan zie je dat we informatie zodanig presenteren dat de nieuwe kennis goed beklijft. Vandaar dat we onboarding- en inwerkprogramma’s zien als een leervraagstuk: je leert als medewerker immers de organisatie kennen.
Bekijk de klantcase van Aafje Hulpthuis
